Inventur
Ein wichtiger Grundsatz, der
die Inventur betrifft
Bei der Gründung eines Unternehmens und am Schluss eines jeden Geschäftsjahres, ist neben einer Bilanz auch eine Inventar- und Inventuraufnahme durchzuführen. Es muss eine materielle Ordnungsmäßigkeit vorhanden sein (vollständig und richtig). Ein Verstoß kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Finanzbehörden zur Folge haben.
Die Inventur
Nach § 39 HGB, sowie §§ 140, 141 AO ist der Kaufmann, der Sie als Unternehmer sind, verpflichtet, Vermögen und Schulden seines Unternehmens festzustellen. Die hierzu erforderliche Tätigkeit nennt man Inventur. Die Inventur, auch Bestandsaufnahme genannt, erstreckt sich auf alle Vermögensteile und alle Schulden des Unternehmens, die jeweils einzeln nach ihrer Art (Bezeichnung), Menge (Stückzahl, nach Gewicht, Länge u. a.) und Wert (in DM zum Stichtag) zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erfassen sind. Die Inventur umfasst somit: 1. die mengenmäßige Aufnahme und 2. die Bewertung der Wirtschaftsgüter und Schulden des Unternehmens zum festgesetzten Inventurstichtag. Die körperliche Inventur ist die mengenmäßige Aufnahme aller körperlichen Vermögensgegenstände (z. B. Maschinen, maschinelle Anlagen, Fahrzeuge, Betriebsstoffen, Bestände an unfertigen und fertigen Erzeugnissen, Barmittel) durch Zählen, Messen, Wiegen und notfalls durch Schätzen. Die Buchinventur erstreckt sich auf alle nicht körperlichen Gegenstände. Forderungen, Bankguthaben sowie alle Arten von Schulden sind bestandsmäßig auf Grund der buchhalterischen Aufzeichnung und Belege (z. B. Kontoauszüge) festzustellen und nachzuweisen. Im Rahmen dieser buchmäßigen Bestandsaufnahme werden häufig auch Saldenbestätigungen bei Kunden und Lieferanten eingeholt. Unser Werkstattprogramm bezieht sich nur auf die körperliche Inventur. Für die Buchinventur müssen Sie Ihren Steuerberater zu Rate ziehen, oder mit der Finanzbuchhaltung eine Bilanz erstellen.
Vorbereitung und Durchführung der Inventur
Die körperliche (mengenmäßige) Inventur des Vorratsvermögensbedarf vor allem einer sorgfältigen Vorbereitung und Durchführung. Zunächst wird ein Inventurleiter ernannt. Der Inventurleiter erstellt einen genauen Aufnahmeplan. Dieser Aufnahmeplan legt die einzelnen Inventurbereiche fest, die personelle Besetzung der Aufnahmegruppen, die Aufnahmevordrucke und -Richtlinien, die Hilfsmittel und den Zeitpunkt der Inventur. Bestimmte Aufsichtspersonen müssen durch Stichproben die Bestandsaufnahme überprüfen.
Verfahren der Inventur
· körperliche Inventur
Die körperliche Inventur ist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Nach § 39 HGB muss sie jedoch mindestens einmal jährlich durchgeführt werden, jedoch nicht unbedingt am Abschlussstichtag des Geschäftsjahres (31.12.)
· Stichtagsinventur
Zeitnahe Stichtagsinventur. Sie muss zeitnah, d. h., in der Regel innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Abschlussstichtag durchgeführt werden. Zugänge und Abgänge zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Abschlussstichtag müssen an Hand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den Abschlussstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.
· Verlegte Inventur
Die vor- bzw. nachverlegte Inventur stellt gegenüber der Stichtagsinventur bereits eine wesentliche Erleichterung dar. In diesem Falle erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme an einem beliebigen Tag, der allerdings innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Abschlussstichtag liegen muss.
· Permanente Inventur
Die permanente Inventur ermöglicht es, dem am Abschlussstichtag vorhandenen Bestand des Vorratsvermögens nach Art, Menge und Wert auch ohne gleichzeitige körperliche Bestandsaufnahme festzustellen. Der Bestand für den Abschlussstichtag kann in diesem Fall der Lagerkartei entnommen werden. In jedem Geschäftsjahr muss mindestens einmal (der Zeitpunkt ist beliebig) durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob der in der Lagerkartei ausgewiesene Buch- bzw. Sollbestand des Vorratsvermögens mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand ( IST -Bestand ) übereinstimmt. Tag und Ergebnis der Bestandsaufnahme sind zu vermerken und zu unterschreiben (Liste Lagerbewertung, Wareneingang). Die permanente Inventur ist ein rationelles und aussagefähiges Inventurverfahren, das der Unternehmensleitung täglich, vor allem beim Einsatz unseres Programms, wichtige Daten über die Bestandsbewegung liefert. Der Vorteil liegt darin, dass Sie die körperliche Bestandsaufnahme von einzelnen Gruppen (oder auch Lagerorte, Lieferanten) zu verschiedenen, beliebigen Zeitpunkten durchführen können. Sie sollten Ihre Entscheidung auf jeden Fall zugunsten der permanenten Inventur treffen, da Sie Ihnen nur Vorteile bietet.
Inventurreihenfolge
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Zeitpunkt |
Tätigkeit |
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VOR DEM ZÄHLEN |
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ZÄHLVORGANG |
JE STATION, die für die Inventur verwendet werden soll :
Ø Mittels Zählliste Bestände zählen und diese in die Liste eintragen, danach jede Liste an die STATION zurückbringen, wo diese erstellt wurde und dort : |
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NACH DEM ZÄHLEN |
Wenn alle Arbeitsplätze die Bestände erfasst haben :
An einer beliebigen Station:
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Inventurvorbereitung
Ihre Teilelagerdatei sollte so gepflegt werden, dass Sie bei jedem zu zählenden Teil einen Lagerort eingetragen haben. Siehe hierzu auch : Inventurvorbereitung . Ihre Zähllisten werden nach Lagerort sortiert ausgegeben. Das Feld Lagerort im Teilestamm ist fünfstellig und die Eingabe erfolgt alphanumerisch. So können Sie z.B. eingeben 'G' für Gang und 'F' für Fach. Ist der Lagerort für ein Teil im Gang 1 und Fach 1 so geben Sie ein: G1F01. Ihnen fällt bestimmt auf, das bei Fach eine NULL vor der EINS steht. Das ist wichtig für die Sortierung, erst dann wird eine ZWEI vor der ZEHN ausgedruckt.
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Beispiele |
mit |
ohne |
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G1F01 |
G1F1 |
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G1F02 |
G1F2 |
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G1F10 |
G1F12 |
Bevor Sie mit Ihrer Inventur beginnen, sollten Sie einen Tagesabschluss starten, denn nur so kann ein einwandfreier Ablauf garantiert werden. Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist, dass Sie unmittelbar vor der Inventur eine Datensicherung durchführen. Nachdem Sie die Inventur beendet haben, sollten Sie ebenfalls eine Datensicherung starten. Beide Datensicherungen sollten Sie in doppelter Ausführung erstellen, in Zeitfolge beschriftet und sicher aufbewahren, über mehrere Monate. So haben Sie die Möglichkeit, jederzeit den Zustand vor und nach der Inventur wieder herzustellen.
Erstellen Zähldatei
Als erster Arbeitsgang ist der Programmpunkt "Erfassen Inventurbestände" anzuwählen. Wählen Sie dann "Erstellen neue Zähldatei". Jetzt erscheint das Bereichsfenster, in dem Sie eingeben können, in welchen Bereichen Sie eine Inventurdatei erstellen wollen. In der Regel wird alles bestätigt. Hierbei werden auch Ihre aktuellen Auftragsbestände der ausgewählten Teile vermerkt. Lesen Sie hierzu bitte auch aufmerksam die am Ende der Erläuterungen angegebenen Beispiele durch !
Druck Zählliste
Nächster Folgepunkt ist, dass eine Zähldatei ausgedruckt wird, diese wird selbstverständlich genau so erstellt, wie Sie beim ´Erstellen Zählliste´ ausgewählt wurde. Beachten Sie daher unbedingt die am Ende aufgeführten Beispiele. Wenn Sie "Druck Zählliste" ausgewählt haben, bestätigen Sie bei "Vollständige Zählliste". Diese Liste können Sie unter Ihren Mitarbeitern verteilen und zur Bestandsaufnahme verwenden. Es handelt sich um eine Liste für die Lagerbestansaufnahme, und ist im Prinzip nur ein vereinfachter Notizzettel, der später am PC erfasst werden kann.
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Die Sortierung ist nach Stationsnummer, Lagerort und dann Teilenummer. Das bedeutet, die Liste kann je Station und je Lagerort ausgewertet werden, damit die Inventur übersichtlicher wird. Außerdem wird Ihnen der Auftragsbestand in der Liste angezeigt, sofern einer vorhanden ist.
Achten Sie beim Erfassen der Bestände darauf, das die Zählliste je Station gespeichert ist. Daraus folgert, dass die Bestände auf Station 2 auch an Station 2 wieder erfasst werden müssen.
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Hinweis : ACHTUNG BEIM ZÄHLEN ! Bitte bedenken Sie beim Zählen der Teile, dass auch Teile aus dem Lager heraus sein können, weil Sie bzgl. eines Auftrages in ein Fahrzeug eingebaut wurden. Diese bereits eingebauten Teile sind als vorhanden zu zählen, wegen des späteren Abgleichs mit den Auftragsbeständen.
Inventur-Bestände erfassen
Nach der Bestandsaufnahme erfassen Sie die Mengen im Programm "Inventur-Bestände erfassen". Dort sind die Teile in der gleichen Reihenfolge wie auf der Liste angeordnet, sortiert nach Lagerort. Dies soll Ihre Erfassung vereinfachen. Die Reihenfolge ergibt sich also auch hier aus dem Abschnitt ´Erstellen Zählliste´.
Hinweis : Manuell eingetragene Mengen sind meist die, die man wirklich gesehen hat, sofern nichts anderes besprochen ist. Ergo : Auftragsbestand + Zählmenge = Menge zum Eingeben .
Erneute Übernahme der Auftragsbestände
Während Sie die Inventur durchführen, haben Sie wahrscheinlich auch noch offene Aufträge, die Teile enthalten und die vom Lager abgebucht werden sollen aber noch nicht verarbeitet worden sind. Diese Teile müssen aber wieder vom Lagerbestand abgebucht werden, da diese Teile für die Aufträge reserviert sein müssen und bei der Inventurerfassung wieder dem Lager zugebucht worden sind. Damit Sie nicht jeden einzelnen Auftrag erneut aufrufen müssen um dann die Bestände im "Teilestamm" zu berichtigen, starten Sie einfach diesen Programmpunkt.
Differenzliste
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Ist Ihre Inventur nun mengenmäßig korrekt erfasst, so lassen Sie die Differenzliste ausdrucken, bevor Sie die Zählbestände übernehmen ! Wie Sie erkennen können, werden dort alle Unstimmigkeiten des Lagers angezeigt. Es wird angezeigt was von dem Teil vorhanden sein sollte (SOLL), was der tatsächliche Bestand ist (IST), und wie hoch der Fehlbetrag ist (Differenz und Differenzbetrag).
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Übernahme der Zählbestände
Nach der Inventurerfassung müssen alle Warenbestände in Ihr Lager übergeben werden. Dieses vollbringen Sie mit dem Programmpunkt "Übernahme der Zählbestände". Alle Werte, die im Bereich "Erfassen Inventurbestände" eingetragen sind, werden zu aktuellem Lagerbestand.
Sie werden zunächst gefragt, zu welchem Inventurdatum Sie die Zählmengen übernehmen wollen. Geben Sie z.B. den 31.12. des aktuellen Jahres ein, wenn Sie eine Jahresend-Inventur durchführen !
Ihre Zählmengen werden dann in die jeweiligen Bestandsfelder geschrieben, außerdem in die Inventurbestandsfelder des Teiles. Es wird der mindest EK jedes Teiles auf der Zählliste errechnet und im Teil gespeichert, sowie das zuvor angegebene Inventurdatum. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit der Inventur und eine Mindest-EK-Liste.
Hinweis : Wird dieser Programmpunkt gestartet und Sie haben noch keine Inventurerfassung vorgenommen, so ist bei jedem Lagerteil der Bestand auf NULL gesetzt, bzw. ist eine Inventurdatei vom Vorjahr vorhanden, so bekommt Ihr Lager den Inventurbestand des vergangenen Jahres !
Bewertungssatz bei den Lagerteilen
Laut den neuen Vorschriften sollte die Bewertung nach Bewertungssätzen nicht mehr genutzt werden, sprechen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Steuerberater ab. Wenn Sie es dann anwenden möchten, so vergewissern Sie sich, ob bei Ihren Teilen der Bewertungssatz richtig gesetzt ist (Anlegen/Ändern Teile). Mit dem Bewertungssatz bestimmen Sie, ob ein Teil voll oder nur teilweise bewertet werden soll. Sprechen Sie diese Bewertungssätze unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab und lesen Sie dazu auch : Teilebewertungssatz .
Lagerbewertung
Bevor Sie Ihre Teile mengenmäßig erfassen, starten Sie die Lagerbewertung nach jeweiligem Wert. Dort erhalten Sie den Warenwert Ihres Lagers. Dieser Warenwert ist der SOLL-Lagerwert. Ihre nachfolgende Inventur sollte nur gering von diesem Wert abweichen.
Beispiele zum Ablauf einer Inventur
Inventur nach Lagerort
Sie möchten zunächst die Inventur für die Lagerorte G1F01 bis G1F99 durchführen. Sie müssen sich klar machen, dass Sie prinzipiell nicht eine, sondern mehrere Inventuren machen. Das heißt, eine Inventur pro gewünschten Lagerort. Sie erstellen zunächst die Zähldatei, dabei wählen Sie bei von Lagerort aus : G1 und bei bis Lagerort : G1ZZZ. Nun drucken Sie Ihre Zählliste, auf der nur die Teile des angegebenen Lagerortes erscheinen. Sie führen den normalen Ablauf der Inventur durch. ( Erfassen Zählbestände, Druck Differenzliste, Nacherfassen Zählliste, Übernahme Zählbestände, Erneute Übernahme Auftragsbestände) Nun haben Sie die Inventur für den gewünschten Lagerabschnitt beendet. Beginnen Sie wieder mit dem gesamten Ablauf ab Erstellen Zähldatei für den nächsten Lagerbereich, bis dass Sie alle Lagerorte abgearbeitet haben, ggf. an verschiedenen Stationen, um eine örtliche Trennung der Inventuren zu haben !
Inventur nach Lieferant
Sie möchten zunächst die Inventur für den Lieferanten 00001 bis 00001 durchführen. Sie müssen sich klar machen, dass Sie prinzipiell nicht eine, sondern mehrere Inventuren machen. Das heißt, eine Inventur pro gewünschten Lieferanten . Sie erstellen zunächst die Zähldatei, dabei wählen Sie bei von Lieferant aus : 00001 und bei bis Lieferant : 00001. Nun drucken Sie Ihre Zählliste, auf der nur die Teile des angegebenen Lieferanten erscheinen. Sie führen den normalen Ablauf der Inventur durch. ( Erfassen Zählbestände, Druck Differenzliste, Nacherfassen Zählliste, Übernahme Zählbestände, Erneute Übernahme Auftragsbestände). Nun haben Sie die Inventur für den gewünschten Lieferanten beendet. Beginnen Sie wieder mit dem gesamten Ablauf ab Erstellen Zähldatei für den nächsten Lieferanten, bis dass Sie alle Lieferanten abgearbeitet haben, ggf. an verschiedenen Stationen, um eine örtliche Trennung der Inventuren zu haben !
Inventuraufteilung an nur einem Arbeitsplatz
Erzeugen Sie eine Zähldatei, wie oben
beschrieben, nach Lagerort, Lieferant oder anderen Kriterien. Drucken Sie eine
Zählliste davon und wählen wieder : Erstellen neue Zähldatei (Wirklich ? = JA),
bis Sie Inventurlisten für das gesamte Lager erzeugt haben. Wenn die Listen
zurückkommen, müssen Sie die Zähldatei erneut, jeweils passend zur
zurückgebrachten Liste erzeugen und die auf der Liste eingetragenen Inventur-Bestände
erfassen. Dann die Differenzliste drucken und Übernahme Zahlbestände
durchführen. Wiederholen Sie diese Schritte, für jede vorgelegte Liste, bis
alle Listen verarbeitet sind.
Inventur über das gesamte Lager
Sie erstellen zunächst die Zähldatei, dabei wählen Sie nichts spezielles aus, sondern starten mit OK. Nun drucken Sie Ihre Zählliste, auf der alle Teile erscheinen. Sie führen den normalen Ablauf der Inventur durch. ( Erfassen Zählbestände, Druck Differenzliste, Übernahme Zählbestände, Erneute Übernahme Auftragsbestände) Nun haben Sie die Inventur beendet.
Hinweis : Car-Systems empfiehlt Ihnen die Inventur nach Lagerort, sofern diese ordnungsgemäß in den Stammdaten der Teile hinterlegt sind. Wenn nicht, so wäre die Variante nach Lieferant zu empfehlen. Letztere über das gesamte Lager empfiehlt sich nur, wenn ein kleines Lager vorhanden ist. Generell wird darauf hingewiesen, dass bei Inventuren im Car-Dealer Win32 keine Jahresend-Inventur gemacht werden muss, sondern, wie bereits beschrieben, eine ´permanente Inventur´ möglich ist, welche Ihren Betrieb nicht so stark belasten sollte.